仕事が速い人は、「これ」しかやらない ラクして速く成果を出す「7つの原則」/石川和男

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「仕事が速い人」「遅い人」の違い。それは、注力すべき仕事を、最速で片付ける能力。そうでない仕事は、人に任せる能力。これこそが仕事の速さを決定します。しかし、「力の入れどころ」を間違え、「非効率な仕事」をしている人はとても多くいます。本書では非効率な仕事をなくし、「仕事を最速で終わらせるコツ」をお教えします。

WIN-WINの関係なら上司にだって仕事は頼める

 これは決して「人に仕事を押しつけろ」という意味ではありません。大切なのは、任せた相手にも「正当な成果と報酬」があること、つまりWIN-WINの関係が成立していることです。

 そう考えれば、「上司に仕事を任せる」という発想も生まれてきます。

 たとえば、「往復で6時間もかかる得意先A社に最終契約をしに行く」という仕事があったとします。そんな状況であれば上司にこんな提案をするでしょう。

 「部長、A社との契約が決まりました!もし部長に出向いていただければ、さらに値引きに応じてくれるかもしれません。もしよろしければ、A社への訪問、代わりに行っていただけないでしょうか?その間に私は、例の大型物件の見積書を作成してしまいますので……

 こう言われたら、上司も悪い気はしないでしょう。

 もしかしたら、先方が本当に値引きに応じてくれるかもしれないし、契約の締結というおいしい場面を譲り、部長に花を持たせることにもなります。大型物件の見積書の作成をしたいという熱意も、ゆくゆく上司の手柄につながるなら悪くないものです。

 そして何より、上司にお願いする(任せる)ことで、私の時間は6時間も浮くのです。

 私が言いたいのは、決して「任せることは、悪いことではない」ということです。

 任せた相手にもプラスを生み出すWIN-WINの行動です。

 「仕事が遅い、時間が足りない」と嘆いている方は、仕事に取り掛かる前に「これ、誰かに任せられないかな?」と考えるようにしてみてください。

仕事に対する責任感が強い人は、仕事を他人に任せることが苦手であったり、不安を感じたりするはずです。

僕も自分の仕事を他人に任せるのは、正直苦手です。

理由は2つあります。

一つは、相手に仕事内容の説明をする時間があれば、自分でやってしまった方が結果的に速く終わる。

もう一つは、出来上がった仕事が自分の求めていたクオリティではなかった場合、結局自分で修正をしなければいけない。

これが理由です。

本当は任せられる仕事はどんどん部下や上司にふってしまった方が、仕事の生産性や効率が上がることは百も承知なのですが、なかなかできないのが僕の現状です。

デスクの上には、1つの仕事!仕事が速い人の「整理整頓」術

「その日の仕事に必要なものは、すべてデスクの上に出しておく」

これは一見、効率的に見えるかもしれません。

でも、実はそれ、仕事が遅い人の共通点なんです。

 私はオフィスで仕事をするとき、デスクの上には、そのとき使う仕事の資料と電話機しか置いていません。ほかの仕事の資料を出しっぱなしにすることは、決してありません。

 それどころか、文房具類も一切デスクの上に出しません。ペン立てもありません。書類箱も視界に入らないようにデスクの後方にあるキャスター付きワゴンの上に置いてあります。

 このように、私は常に、「これはデスクの上に本当に必要なのか?」と自問自答しデスクの上に物を極力置かないようにしています。

 なぜ、私はここまで徹底的に整理整頓するのか?

 理由は、目の前の仕事に極限まで集中するためです。

 仕事が速い人の机は整理整頓されています。これは、たしかな事実です。

 仕事が遅い人はよく、「デスクの上に何でも出ていれば、引き出しから出す時間が節約できる」なんて言いますが、そんなことはありません。

 そういう人にかぎって、「えーと、あの書類はたしか……」とデスクの上の書類の山をガサガサと探しはじめ、なかなか見つけられない。こんな光景に見覚えはないでしょうか。

 あなたは、そんな人にならないように、「デスクの上には今やっている仕事だけ」という状態をキープして、いつでもトップスピードで仕事ができるようにしてください。

高校生時代の僕の担任は、職員室の中でも一二を争うほどの机の汚さだった。

授業に必要な書類を机の上から探すために時間がかかり、授業の開始が遅れてしまうことも多々あった。

担任には申し訳ないが、当時から、これが典型的な仕事のできない大人の例だと思っていた。

職員室の机の上にほとんど物が置いていなかった別の先生の場合は、授業の開始5分前から教室で待機するほど行動に余裕があり、仕事のできる大人という感じがしていた。

机が綺麗か汚いかで、仕事のできるできないが決まるわけではないが、少なくとも周りに与える印象は変わるし、仕事に取り掛かるスピードにも差が生まれることは確かだ。

仕事が速い人の「早起きの習慣」①朝は「緊急ではないが重要な仕事」のためにある

 時間管理というと、「時間管理のマトリックス」が有名です。

 「緊急度」と「重要度」というつの軸で、仕事や物ごとを、つの種類に分けた図のことです。そのつとは、「緊急かつ重要なもの」「緊急ではないが重要なもの」「緊急だが重要ではないもの」「緊急でも重要でもないもの」のつです。

 よく言われるのは、人はつい「緊急だが重要ではないもの」と「緊急でも重要でもないもの」を優先して行ってしまうということです。

 基本的に人間は楽をしたい生き物。仕事を意識して分類しなければ、前述した通り、「好楽円な仕事(好きな仕事、楽な仕事、円滑に進む仕事)」を先にしてしまいます。

 好楽円な仕事には、たとえば、メールの返信、コピー、打ち合わせなど、「緊急だが重要ではないもの」「緊急でも重要でもないもの」が多いのです。

 こんな仕事ばかりを優先してやっていては、肝心の「緊急かつ重要なもの」「緊急ではないが重要なもの」がいっこうに進みません。それに「好楽円な仕事」だけをやっていても、その人の評価は上がりませんし、会社も潤いません。

 ですから、「自分がこれからやろうとしている仕事は、つのうち、どれにあたるのか」を意識して、しっかりと優先順位をつけて取り組むことが大切なのです。

 このつの仕事のなかでも、とくに曲者なのが「緊急ではないが重要な仕事」です。「緊急かつ重要な仕事」は、誰でも期限ギリギリになれば、どうにか終わらせます。

 たとえば、決算業務。申告日までに提出しなければならないので、面倒でも、好きじゃなくても提出期限までに必ず行います。

 つまり「緊急かつ重要な仕事」は期限があるので、完成度はさておき意識していなくても、仕事自体は終わるということです。

 しかし、「緊急ではないが重要な仕事」は、やる気にならないと永遠に終わらない可能性があります。だって緊急じゃないんですから。

 会社で言えば「事業計画の作成」「ビジョン作り」「5か年計画」など。

 やらなくても、日々の仕事は回っていきます。

 プライベートで言えば「資格試験の勉強」「キャリアアップのための自己啓発」「スキルアップのための読書」などでしょうか。

 これらも、あえてやらなくても日々は滞りなく流れていきます。

 具体例を見るとわかるように、「緊急ではないが重要な仕事」は、会社や個人をより良い方向へ向かわせたり成長させたりするもの、その他大勢から抜け出すものが多いのです。

 先延ばしにしがちなこの曲者は、いったいどうやって行えばいいのでしょう?

 答えは、朝イチに行ってしまうのです!

 1日のスタートのときに「緊急ではないが重要な仕事」に取り組むことを習慣にする。

 行政書士の資格を取りたかったら、朝時間早起きして、その勉強をする。

 30分早く出社して、その時間に会社のビジョンを考える。

 いつもより早起きしなければ、もともとはなかった時間です。ですから、他の仕事時間が短くなることもありません。早起きして捻出した「朝時間」は、「緊急ではないが重要な仕事」をやるのにもっとも適した時間だと心得ましょう。

僕は「リテールマーケティング検定1級(販売士検定)」という、国家試験に匹敵するほどの難易度がある資格を大学生の時に取得しました。

大学の勉強やアルバイトで時間のない大学生が、難易度の高い資格を取得することができた理由は、ずばり「朝の時間」をうまく活用したからです。

十分に睡眠をとった朝は疲れが一切ない状態なので、夜に勉強するよりも知識が頭に入りやすく、効率がとてもいいのです。

資格という「緊急ではないが重要なもの」をやるには適した時間帯といえるのが「朝」なのです。

皆さんも朝の思考がクリアになっている時間を有効に活用して、キャリアアップのための勉強や自身のスキルアップを目指してみて下さい。

僕がこの本を読んで特に勉強になった項目です。

・仕事に期限を決める

・5秒で動く

・仕事を細分化する

・他人の時間を上手に使う

・やらないことを決める

これがわかっていてもなかなか実践できないという人に対しての解決策が具体的に記載されており、この本を読んだ日からすぐに実行できるスキルが多く書かれた書籍です!

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